제4절 사건기록의 관리

제4절 사건기록의 관리

 

1. 사건기록의 대출 및 청외 반출

󰀅진행 중인 사건의 기록을 대출하는 경우에는 재판장의 허가를 받아야 한다.

2. 사건기록 등이 분실 · 멸실된 경우의 처리

󰀅사건기록이 재난에 의하지 아니하고 분실된 경우에는 그 확인 즉시 상급법원을 통하여 대법원에 보고하여야 한다. 그리고 기록을 복구함에 있어서는 기록의 멸실 사유가 화재 · 사변 그 밖의 재난으로 인한 것이 아니므로 위 법률을 바로 적용할 수는 없고, ‘소송 기록 분실시의 업무처리지침에 따라 기록을 새로 조제하여야 한다.

󰀅문건 분실시의 처리

소송 계속 중 사건기록이 분실된 경우에는 다음 요령에 따라 문서를 제출받거나 재작성하여 새로 기록을 조제하고, 복구하지 못한 부분이 있은 때에는 해당 부분에 그 취지를 표시한다(소송기록 등 분실시의 업무처리지침).

 

(1) 당사자 제출문서

소장·답변서·준비서면 등 주장서면, 서증 및 증거신청서 등 당사자 제출문서는 당사자 또는 대리인으로 하여금 부본 또는 사본을 제출하도록 한다. 이때 문건 접수일시는 전산시스템 상의 사건검색을 통해 문건접수내역을 확인한 후 당사자에게 연락하여 검색결과와 일치하는지를 확인한다. 위와 같은 소송법적 효력이 있는 서류는 제출시기에 관하여 당사자 사이에 다툼이 있을 수 있으므로, 원칙적으로 재판장에게 그 취지를 알려서 지시에 따라 처리하여야 한다. 당사자가 소송서류를 법원에 제출한 이상 법원의 잘못 등으로 그 소송서류가 기록에 편철되지 아니하거나 다른 기록에 편철되었다고 하더라도 그 소송서류의 제출로 인한 효과는 그대로 유지된다(대법원 2005. 12. 8. 선고 2005다36298 판결 참조).

화해권고결정 등에 대한 이의신청서가 분실되는 바람에 사건의 종국처리가 마쳐지고 확정증명서까지 발급된 이후에 이의신청이 있었던 사실이 밝혀진 때에는, 적법한 이의신청에 따른 절차를 진행하여야 하고, 확정증명서가 착오로 발급되었음을 당사자에게 통지하여야 한다.

답변서가 제출된 사실을 간과하고 무변론판결이 선고된 경우에는 항소를 통하여 구제받을 수밖에 없다. 이를 방지하기 위하여 무변론판결의 선고기일 직전에 답변서 제출 여부를 전산으로 꼭 확인하도록 한다.

 

(2) 법원 작성문서

기록표지·변론조서·증거목록·증거촉탁서 등 법원 작성 문서는 장부, 기일부, 사건메모, 전산자료 등을 참고하여 원래의 내용대로 재작성하되, 분실된 문서가 날인을 요하는 문서인 경우 법원사무관등이 날인하는 이외에는 별도로 날인을 하지 아니한다. 당사자 등이 조서등본을 소지하고 있는 경우에는 그 사본을 제출하도록 한다.

 

(3) 외부기관 작성문서

사실조회서, 감정서 등 외부기관이 작성한 문서인 경우 작성기관으로 하여금 부본을 제출하게 하거나 당사자 등이 소지하고 있는 사본을 제출하도록 한다.

 

(4) 송달통지서

송달통지서는 당사자 등으로부터 영수증을 작성 받아 이에 갈음하되, 소장부본의 송달일 등 송달일자가 문제되는 경우 복구 이후 변론조서에 별도로 정리·기재한다.

[2018 추록]

3. 사건기록의 송부

☑ 사건의 이송결정이 확정된 때

󰀅이송결정이 확정된 때에는 이송결정을 한 법원의 법원사무관등은 그 결정의 정본을 소송기록에 붙여 이송받을 법원에 보내야 한다.

☑ 상소 등에 의하여 이심되는 때

󰀅항소 · 상고가 있는 경우에는 물론, 항고 · 준항고 · 재항고 및 특별항고가 있는 경우에도 사건기록을 관할 상급법원에 송부하여야 한다. / 다만, 항소장이 판결정본 송달전에 제출된 경우 항소기록 송부기간은 판결정본이 송달된 날부터 2주로 한다.

☑ 1개의 사건에 다수의 상소권자가 있고, 각각의 상소장 제출일 또는 상소제기기간 만료일이 다른 경우

󰀅상소의 이익이 있는 당사자 수인이 적법하게 상소를 제기한 경우에는 최후의 상소장이 제출된 날부터 2주일 내에 기록을 상소법원으로 송부하여야 한다.

󰀅당사자 본인 및 그를 위하여 상소를 제기할 수 있는 자가 따로따로 상소를 제기한 경우에는 먼저 상소장이 제출된 날로부터 위 기간을 기산한다.

󰀅상소의 이익이 있는 당사자 중 일부가 상소를 제기하고 일부는 상소를 제기 하지 아니한 경우에는, 최후의 상소장이 제출된 날과 상소를 제기하지 아니한 자에 대한 최후의 상소제기기간이 만료되는 날 중 뒤에 도래하는 날로부터 2주일 내에 기록을 상소 법원으로 송부하여야 한다.

󰀅상소장에 대한 보정명령이 있는 경우에는 흠이 보정된 날로부터 1주 이내에 항소기록을 보내야 한다.

󰀅원심재판장이 판결정본의 송달 전에 제출된 항소장에 대하여 보정명령을 내린 경우의 항소기록 송부기간은 판결정본의 송달 전에 그 흠이 보정된 때에는 판결정본이 송달된 날로부터 2주, 판결정본의 송달 이후에 그 흠이 보정된 때에는 보정된 날부터 1주로 한다[보일전이]

☑ 상급심에서 환송 또는 이송의 재판이 있은 때

󰀅상고법원이 원심판결을 파기하고 사건을 원심법원에 환송하거나 동등한 다른 법원에 이송하는 판결을 한 경우, 법원사무관등은 2주 이내에 그 판결의 정본을 소송기록에 붙여 사건을 환송받거나 이송받을 법원에 송부하여야 한다.

󰀅다만 ‘민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 업무처리지침’ 97조 4항은 전자기록사건의 상소기록 송부시 원심판결서 또는 결정서 부본 등은 송부하지 아니하며, 상소심에서도 제1심 보존용 재판정본을 송부하지 아니하도록 규정하고 있다.

󰀅소송기록의 송부와 관련하여 예컨대 광주고등법원 원외재판부(제주부)가 원심법원인 경우에는 파기된 사건기록을 광주고등법원을 거치지 않고 바로 원외재판부(제주부)에 송부할 수 있다.

☑ 상소심에서 재판이 확정된 때

󰀅항소심의 법원사무관등은 소송이 완결된 후 상고가 제기되지 않고 상고기간이 만료한 때에는 판결서 또는 항소장 각하명령의 정본을 소송기록에 붙여 제1심 법원에 송부하여야 한다.

󰀅다만 ‘민사소송 등에서의 전자문서 이용 등에 관한 업무처리지침’이 시행된 이후에는 판결서 등을 송부할 필요가 없어졌다.

󰀅파기환송 또는 파기이송의 재판에 의하지 아니하고 사건이 대법원에서 완결된 경우(소취하 또는 상고취하 포함)에는 대법원 법원사무관등은 사건기록을 항소(항고)법원을 거치지 아니 하고 제1심 법원의 법원사무관등에게 직접 반송한다.

󰀅상급심 판결에 대하여 재심의 소가 제기되어 재심기록이 재심전 기록에 첨철된 경우에는 양 기록이 일체가 되어 분리할 수 없는 것이므로 재심소송이 종료되면 양 기록은 재심전 소송기록의 보존법원인 제1심 법원에서 함께 보존하도록 하고, 보존기간은 두 기록 중 그 남은 기간이 긴 것에 따라야 한다.

☑ 사건이 절차를 달리하여 재판하게 되는 때

󰀅제1심 수소법원이 계속 중인 소송사건을 결정으로 조정에 회부하는 경우에는 조정기관에 기록을 송부

󰀅조정사건에 관하여 조정을 하지 않기로 하는 결정이 있거나 조정이 성립되지 아니한 것으로 종결된 경우 또는 조정을 갈음하는 결정에 대하여 이의신청이 있는 때에는 조정기관의 법원사무관등은 기록을 수소법원 또는 관할법원에 송부하여야 한다.

󰀅수소법원의 조정에 회부된 경우와 수소법원에서의 조정이 성립하지 아니하여 소송절차를 속행하는 경우에는 기록송부절차를 따로 밟지 아니한다.

4. 사건기록의 보존

☑ 법원사무관등은 사건이 완결된 경우

󰀅제1심에서 사건이 완결된 경우에는 완결일부터 1월 이내

󰀅상소심에서 완결된 사건의 경우에는 상소심으로부터 제1심 법원의 법원사무관등이 사건기록을 송부 받은 때부터 2주 이내에 사건기록을 보존담당부서에 인계하여야 한다。

☑ 사건의 완결

󰀅판결로 종결되는 사건: 종국 판결이 확정된 때

󰀅청구의 포기 · 인낙, 화해, 조정으로 종료되는 사건: 조서의 정본을 송달한 때(송달된 때X)